信息工程学院团总支档案管理办法

2013-06-09 10:09

加强和完善团总支学生会档案管理工作,有效地保护和利用档案,特制订本管理办法。

一)档案整理的分工及分类:

  秘书部:

                        院发文件

                      团发文件

       1、学院文件    委员会文件

                     学工信息

                      简报信息

 

       2、规章制度

       3、学生获奖和科研成果

 

学生学籍档案

  学生的各种奖励、处分、表彰、荣誉证发放

                     学生违纪通报

       4、学生管理   学生请假条

             每学期的综合评估材料

             全院人数统计

 

干部任免文件

各班班委、在册干事委员名单

                    部室工作总结计划

班级工作总结计划

       5、学生工作  学生干部工作汇报

                    学生干部申请书

学生干部档案

学生干部考核情况

 

             部室活动材料

6、学生活动  班级活动材料

个人画展材料

       7、常用表格

       8、会议记录

       9、信息工程学院的集体荣誉证书实物

 党支部:

1、学生党员发展情况

2、党员的基本情况统计

3、学生党员先模作用(在纪律学习方面的表现)

4、学生党组织生活情况材料

组织部:

1、团员的基本情况统计

2、团组织生活会的相关材料

3、团校培训材料

纪检部:

1、会议出席情况统计

2、干部管理资料

实践部;

1、三下乡材料

2、贫困生勤工助学材料

3、桌椅保管材料

4、好人好事统计材料。

通讯部、宣传部:

1、宣传部对外、对内宣传材料

学习部:

1、基本奖学金发放情况

2、学生考勤情况

3、学生考勤违纪通报情况

4、学风建设相关材料

5、考研情况统计

宿管部:

1、每周宿管简报、宿管通报

2、寝室成员名单

3、每周寝室分数统计、查寝记录情况

体育部:

1、本院各项体育活动的相关资料

2、新生军训工作的相关材料

3、早操管理简报

生活部:

1、学生欠费情况

2、贫困学生基本情况

3、对贫困学生资助状况

4、外省学生名单及统计情况

文娱部:

1、文娱活动的相关材料

2、本院文娱爱好者情况登记

女工部:

1、女生基本情况统计材料

班级档案:

1、本班学生个人档案

2、班会会议记录

3、集体获奖证书

(二)档案管理方案:

团总支学生会的档案由秘书部统一管理保存,其他部室在每学期结束的前两周内将本部室形成的材料统一交秘书部保管。秘书部负责对各部室的档案进行定期检查和指导。秘书部个月最后一天对档案进行一次彻底清查,并作好记载。

(三)档案的转借:

各部室、班级、个人如需查看档案材料,需向秘书部提出申请。由秘书部部长决定是否出借。并做好登记(借用时间、借用人、借用期限、归还时间)。借用人归还时要保证档案材料的完整,不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等,更不能随意乱放,以免遗失。 如出现丢失破损,追究借用人责任。

(四)档案的销毁:

对于没有保存价值的档案,由团总支书记批准可以统一销毁。销毁时应有两人以上负责监销,并在清单上签字。

(五)档案备份制度:

所有重要价值的文件等必须备份。各种档案文件要包含电子档案,并对重要的电子档案进行加密。

            信息工程学院团总支学生会办公室

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